AFP Habitat mejora gestión de vacaciones y permisos de sus equipos
Fecha de publicación : 28 octubre, 2019
¿Te ha gustado nuestro artículo?
AFP Habitat mejora gestión de vacaciones y permisos de sus equipos
5 (100%) 6 votos
Novis desarrolló para AFP Habitat una solución que gestiona el proceso de solicitud de vacaciones, con la cual mejora los tiempos de atención del área de recursos humanos. Debido a su integración con SAP, la trazabilidad del proceso hace posible realizar análisis de datos a través de inteligencia de negocios en el caso de que el cliente lo requiera.
AFP Habitat fue creada en 1981 y es una de las dos administradoras de fondos de pensiones más grandes de Chile en términos de cantidad de afiliados y de los fondos que maneja. Está ligada a la Cámara Chilena de la Construcción y posee 29 sucursales en todo el país, además de una casa matriz en Santiago.
Con 1.700 colaboradores, las áreas de recursos humanos y remuneraciones son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa.“La empresa tiene como meta ir apuntando a la automatización de los procesos y hacia la digitalización. Ya teníamos en nuestro sistema SAP HR los contratos y sus anexos en forma digital y faltaba automatizar las solicitudes de vacaciones y otros permisos, para dejar de usar formularios en papel”, comenta Claudia Durán Paz, Jefe de Compensaciones y Gestión, de AFP Habitat.
“Quisimos eliminar el uso de la papeleta que el colaborador completaba a mano y debía ser firmada luego por su jefatura directa y también por la jefatura zonal, en el caso de quienes trabajan en regiones. Ello implicaba tiempo y recursos, ya que era necesario transportar los documentos por valija desde las ciudades de origen, a la ciudad donde está la jefatura zonal y luego a la casa matriz. A los 10 días que esto suele tomar, se sumaba la posibilidad de que se incurriera en errores, a la hora de digitalizar la información”, agrega.
Para solucionar esto, se implementó un workflow que permite hacer el trámite en línea, integrando la información disponible en SAP HR. Se ahorra papel, tiempo y recursos. Los usuarios pueden solicitar sus permisos y días de vacaciones accediendo al Portal que está implementado en la empresa, de manera fácil e intuitiva. “El sistema no solo gestiona el tema de las vacaciones, sino también los permisos administrativos. En el caso de permisos especiales, como el matrimonio o aquellos ligados a los hijos, estos deben contar con la autorización de la jefatura, pero ya no es necesario presentar certificados o documentos, pues está todo en línea”, cuenta Victoria Ide Opazo, Analista SAP y Jefe de Proyectos en AFP Habitat.
Cuenta que se eligió a Novis para trabajar este proyecto porque la empresa ya presta servicios de soporte funcional y mejora continua al área. “Nos sentíamos muy confiados con este nuevo proyecto, porque Novis conoce nuestra empresa y hemos tenido un muy buen servicio. Los profesionales que participaron en este proyecto fueron nuestra consultora habitual y otra persona que ya había trabajado con nosotros antes. El equipo Novis siempre ha tenido gran disposición a entender y hacer lo posible para se pueda dar cabida a las necesidades de los usuarios finales dentro de lo que permite la funcionalidad SAP”.
¿Si tuvieran que recomendar a otros usuarios que estuvieran evaluando algo similar, qué tipo de consejo les darían?
Claudia Durán señala: “Es muy importante que la toma de requerimientos al interior de la empresa o del área que quiere implementar el sistema sea muy exhaustiva, y que intervengan en ella todas las áreas involucradas para que los requerimientos sean validados por las jefaturas, de modo se pueda llegar con una lista clara y consistente donde el proveedor.
El proyecto actualmente lleva dos meses fase piloto y será lanzado en productivo en diciembre para toda la empresa. Hasta ahora se ha implementado en las áreas que trabajaron en el proyecto, TI y en toda la zona sur. Se están haciendo los últimos ajustes y los usuarios actuales se han mostrado muy contentos”, comenta.
“La primera persona en solicitar vacaciones usando la plataforma fue la bibliotecaria, que tiene 90 años, ella sin ninguna capacitación pudo entrar al sistema y levantar su solicitud sin problemas. Eso nos demuestra lo amigable de la herramienta”, concluye Victoria Ide.
Carlos del Valle, Gerente de Negocios de Novis agrega: “Este tipo de soluciones puede desarrollarse en pocas semanas. Gracias a la aplicación de nuestra metodología de trabajo se realizaron reuniones que permitieron aterrizar las problemáticas y pudimos tener una visión global, además de identificar los factores de riesgo de manera clara. Eso nos permitió generar con una planificación adecuada y cumplir con los objetivos del proyecto en tiempo, costo y forma”.
Para más información de nuestros servicios, invitamos a la comunidad de SAP en Chile a contactarnos.
