Gestión de acuerdos y firma electrónicas en empresas con SAP

¿En qué consisten las soluciones de gestión de acuerdos y firma electrónica? ¿Qué funcionalidades ofrecen? ¿Cómo se insertan en el contexto de la emergencia sanitaria?

Hoy en día, la contingencia provocada por el Coronavirus ha obligado a muchas empresas a transformar sus procesos de negocio, digitalizando y automatizando tareas que antes eran realizadas manualmente y de forma presencial con sus clientes y proveedores.

Procesos como la firma de documentos, acuerdos legales, documentación contractual, acuerdos de confidencialidad (NDA’s) y otros requieren de la firma de dos o más participantes en un medio que sea reconocido legalmente. Pero ¿cómo realizar esto en el contexto de pandemia actual, en el que se debe respetar el distanciamiento social y donde prima el teletrabajo?

Tradicionalmente, este proceso consiste en iterar múltiples versiones de archivos a través de correos electrónicos, imprimir copias de la versión acordada y enviar el documento físico a los firmantes. Finalmente, se requiere traspasar manualmente la información a las soluciones SAP®, almacenar las copias físicas de los documentos, y continuar con los procesos de negocio asociados. Eso ya era lento antes del teletrabajo y trae consigo una serie de problemas: además de la velocidad, hay posibilidad de error humano debido a tareas manuales (generación del documento e ingreso de datos en SAP) y riesgo de pérdida de información crítica debido al manejo de copias físicas. En esta época de pandemia, el tiempo de envío de documentos impresos es aún mayor, lo que se suma a un incremento del riesgo sanitario debido a la manipulación y traspaso de objetos físicos.

Estos problemas habían sido diagnosticados hace bastante tiempo. Por eso el mercado venía desarrollando soluciones que combinaran firma electrónica (con seguridad y control de las firmas), gestión de acuerdos y versiones, gestión documental e integración con SAP (para esto hay que configurar los procesos en SAP).

Las soluciones de gestión de acuerdos y firma electrónica son muchas.

La firma electrónica es un mecanismo que permite verificar la autenticidad de la autoría de un documento electrónico o de una transacción electrónica. En Chile se reconocen dos tipos:

• Firma electrónica simple: corresponde a cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permite al receptor de un documento electrónico identificar formalmente a su autor, y la
• Firma Electrónica Avanzada: aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

Por otro lado, el contexto y los casos de uso hacen que ciertas funcionalidades sean más importantes que otras. Para las empresas que tienen SAP y necesitan integrarse con las herramientas, creemos que las funcionalidades más importantes son las siguientes:

• Subir, firmar y enviar documentos para firma remota de manera segura.
• Soportar firma electrónica simple (certificado digital de identidad) y avanzada (certificado provisto por una entidad acreditadora).
• Almacenar documentos firmados de manera segura.
• Almacenar y gestionar plantillas de documentos.
• Ofrecer funcionalidad de colaboración y comunicación.
• Configurar workflows para el proceso de firma.
• Contar con mecanismos de auditoría.
• Permitir la integración con SAP y con otras aplicaciones de terceros.
• Contar con APIs para integrar a los procesos de la compañía.

Integrar el proceso de firma electrónica con SAP permite automatizar y agilizar los procesos de negocio, eliminando errores de tipeo e incorporando validación. Algunos de los casos de uso son:

• Solicitudes de servicios: luego de acordar el documento, se manda al proveedor de servicios para su firma, finalizando con la firma del solicitante. Esto gatilla una orden de compra, la cual es enviada automáticamente al proveedor de servicios.
• Contratos: se acuerda el documento, se firma y se envía a la contraparte para su firma. Una vez finalizado, se registra la información del contrato junto con su información base (empresa, firmantes, fecha de inicio, fecha de término, entre otros).
• Solicitudes de cambio: cuando un proyecto o servicio requiere modificaciones o extensiones, se crea un documento asociado al servicio, se firma y se envía para su aprobación. Una vez aprobado, se integran las modificaciones en SAP, ya sea a través de un workflow o mediante el etiquetado de datos.
• Aceptaciones de servicios y/o recepción de materiales: se crea el documento de aceptación/recepción vinculado con los datos del servicio o materiales, según corresponda. Al recibir la firma, se asocia la aceptación al registro de servicio/materiales como comprobante.

Existen diversas soluciones que soportan las funcionalidades antes descritas. Dentro de ellas destacan DocuSign (líder en el mercado), eversign, SignNow, airSlate y SignRequest. Todas ellas ofrecen procesos sencillos y personalizables para realizar firma electrónica, y muestran un buen potencial gracias a las capacidades de conectarse con diversas aplicaciones de negocio —con conexión directas con SAP, o a través de middleware— o de ofrecer su funcionalidad vía API, permitiendo que las empresas implementen la firma electrónica dentro de sus procesos.

En Chile actualmente existen ocho entidades acreditadoras que están facultadas para emitir firma electrónica avanzada. Estas son: E-certchile, Acepta, ESign, Certinet, PKI Chile, TOC, BPO-Advisors y Thomas Signe.

En Novis estamos desarrollando integraciones con estas tecnologías de manera de tener un flujo de acuerdo, firma y almacenamiento expedito, que automatice la comunicación con SAP y dé fluidez a los procesos de negocio.

Creemos que este gran experimento forzado de teletrabajo obligará la adopción de procesos digitales y, al integrarlos con SAP, mejorar su eficiencia y efectividad.  El proceso de firma y acuerdos es uno, en próximos artículos mostraremos otros.

Autores: Patricio Artiagoitia, Director ejecutivo Novis  y Andrés Teixidó, Subgerente de Innovación Digital y Analytics.