Durante muchos años, el proceso de mejoras funcionales SAP se viene realizando de acuerdo a la metodología tradicional de cascada (waterfall). Esto es: se define un requerimiento, se diseña una solución, se implementa, se prueba y se pone en productivo (deployment, ver figura 1). El proceso completo puede durar semanas o meses, dependiendo de la complejidad del requerimiento. La calidad del proceso generalmente se mide según dos criterios: 1) si la ejecución se ajustó a lo planificado, en términos de esfuerzos y plazos, y 2) si el producto final no presenta fallas.
Los problemas de la metodología tradicional
Esta metodología presenta dos deficiencias muy importantes. A saber:
El tiempo que transcurre entre el momento en que aparece una necesidad en el negocio, y el momento en que se entrega un producto que la apoye es largo. Esto le resta agilidad a la empresa, las áreas de negocio se sienten insatisfechas, y se genera fricción entre el negocio y el área de TI. Para poder atender requerimientos en forma rápida se suele recurrir a implementaciones de emergencia, que no siguen ningún proceso de calidad.
La interacción y colaboración entre el negocio y TI se restringe a la fase inicial de definición del requerimiento y diseño general de la solución, y la fase final de pruebas. La mayor parte del tiempo, el resto del proceso, se desarrolla solo dentro del área de TI, sin participación del negocio. Entonces, para asegurar la calidad del entregable se debe invertir mucho esfuerzo y tiempo en la etapa inicial, con levantamientos detallados, diseños detallados, validaciones, etc., y lo mismo en la etapa de pruebas.
Los problemas de externalizar este proceso
Las empresas que externalizan el proceso de mejoras SAP simplemente contratan consultoría externa para ejecutar la mayor parte de las tareas del proceso, especialmente aquellas que no interactúan con el negocio. Entonces, aunque parezca que están haciendo outsourcing de su proceso de mejoras, en la práctica solo están haciendo outtasking de la consultoría de implementación. En una relación de outtasking, el producto que el proveedor externo entrega no tiene ninguna relación con los objetivos de negocio de la empresa mandante. Así, vemos que estos contratos se reducen a contratar una bolsa de X horas mensuales de consultoría, a una tarifa Y. Las obligaciones del proveedor se reducen a entregar las mejoras en los plazos comprometidos y, solo en ocasiones, a cumplir un nivel de calidad en los entregables.
Esta modalidad de externalización incentiva al proveedor a ofrecer bajas tarifas, a utilizar recursos baratos, y a extender los plazos de implementación de las mejoras. Como resultado, la empresa contratante obtiene un producto de mala calidad, que en apariencia es más barato, aunque en el resultado total siempre es más caro.
La metodología ágil
Las metodologías ágiles han demostrado ser muy exitosas en los procesos de desarrollo de software. SAP ha incorporado parcialmente este tipo de metodologías en las últimas versiones de ASAP, como una forma de acelerar las implementaciones de sus soluciones.
La metodología ágil (ver figura 2) se orienta a los siguientes objetivos principales:
Acortar los plazos de generación de entregables para el negocio
Asegurar que los entregables satisfagan necesidades reales del negocio.
Para lograr estos objetivos, a diferencia de la metodología tradicional, el proceso requiere de un trabajo colaborativo entre el área de negocio o área operacional, y el área desarrolladora o área de TI (o proveedor externo de TI). Por esta razón, se habla en algunos casos de metodologías DevOps (Development/Operations), para destacar esta forma de trabajo conjunto.
Una de las formas de trabajo consiste en formar un equipo colaborativo, o Scrum, integrado por personas del negocio o de la operación o usuarios, por un lado, y por desarrolladores o implementadores o consultores, por otro. Este equipo toma un requerimiento del negocio y define en forma rápida un entregable mínimo, posible de implementar en un plazo corto, de 1 o dos semanas, o Sprint. La idea es que este entregable sea la primera versión de un entregable acumulativo o incremental, que vaya mejorando paulatinamente el producto puesto en producción, en un ciclo repetido de entregas, operación, monitoreo y mejoras.
Las ventajas de la metodología ágil
De este modo, se obtienen las siguientes ventajas:
El negocio obtiene resultados tangibles en muy corto plazo. Confiere agilidad al proceso y al negocio, posibilitando la adaptación a la era digital.
Los resultados siempre están orientados a los objetivos del negocio, no a cumplir planes y evitar errores. Permite alinear al área de TI con las áreas de negocio.
No se requiere de extensas etapas previas de levantamiento, diagnóstico, diseño, etc. Se reducen los plazos, los costos y los riesgos.
La metodología resulta especialmente apropiada para situaciones donde no está completamente definido el problema, ni el diagnóstico, ni la solución definitiva. Por lo mismo, permite incorporar servicios externos de consultoría en forma rápida.
Permite implementar una modalidad de servicios externalizados con orientación a resultados. Un verdadero outsourcing: un servicio orientado a los resultados de negocios, que incentiva al proveedor a involucrarse con su cliente, y a utilizar sus mejores recursos.
La implementación de esta metodología requiere de una asesoría especializada, y de un cambio organizacional en el cliente. En Novis contamos con todos los elementos necesarios para apoyar este cambio de paradigma en nuestros clientes, y para entregar así un servicio de mejoras funcionales SAP de nuevo tipo.
Feedback/discusión con el autor: Glen Canessa, Director de Preventa de Novis
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