Toyota Chile venía evaluando hace ya algún tiempo cómo automatizar sus sistemas de recepción y pago de facturas electrónicas para mejorar el control de gasto y el pago a proveedores. Al igual que todas las empresas chilenas en 2017, se vio en la necesidad de cumplir con la nueva ley impulsada por el Servicio de Impuestos Internos respecto de la recepción de facturas electrónicas. Entre las modificaciones implementadas por la ley, hoy existe un plazo de solo de ocho días, una vez que esta ha sido recibida por el SII, para emitir un acuse de recibo en el cual la empresa acepta o rechaza la factura del proveedor; otro cambio reciente es que es el SII quien recibe las facturas para el libro de compra.
Toyota aprovechó la ocasión para ir un paso adelante y prepararse para obtener el Sello Pyme en 2018, para lo cual necesita asegurarse no solo de tener un buen promedio de pago a sus 1.500 proveedores, sino que cada factura se cancele a lo más en 30 días.
Mauricio López, Gerente de Contabilidad en Toyota Chile señala: “en diciembre del 2017 iniciamos un proyecto para automatizar el proceso de recepción y pago de las facturas electrónicas. Si bien hay otros países que también usan documentos electrónicos, Chile es el primero donde es obligatorio para el 100% de las empresas, de modo que no había una solución definida en la casa matriz de Toyota ni en otras subsidiarias. Por eso buscamos alternativas que ya habían sido probadas en Chile, y una de las empresas invitadas a presentar su oferta fue Novis, quien tuvo la mejor evaluación técnica y resultó ser la más idónea por su forma de integrarse con SAP.”
Novis ofreció a Toyota una solución ya probada en el ERP SAP, con clientes referenciales en Chile, la cual permite monitorear los documentos tributarios electrónicos recepcionados en las distintas sociedades del grupo, para luego tomar la decisión de qué hacer con ellos en el ERP. Entre sus ventajas están:
- Transmisión automática de la solución DTE de las facturas electrónicas.
- Ejecución automática de los procesos de compras de verificación de facturas y finanzas en cuentas por pagar.
- Es una solución que presenta un monitor para el control de estado de los documentos.
- Distintos modelos de negocio de MM-IV.
El proyecto, que se realizó mayormente en forma remota, tomó cerca de cinco semanas de implementación y una de soporte, entrando en producción el 8 de febrero de 2018.
Consultado acerca de los beneficios de proyecto, López indica «entendemos que todo nuevo sistema requiere de un periodo de maduración para obtener todo el potencial. Nosotros nos dimos todo el año 2018 para ello, pero ya estamos viendo los primeros frutos, por ejemplo:
- Tenemos una mayor exactitud de los procesos involucrados, pues eliminamos los errores provenientes del tipeo involuntario del colaborador del área de cuentas por pagar. Así, disminuimos los costos administrativos repetitivos y engorrosos en esta parte de la operación.
- Hay un control de integridad, no se nos queda ninguna factura afuera; es decir, tenemos una solución con gobierno que es muy intuitiva a la hora de corregir los puntos de dolor de la operación.
- Hemos automatizado procesos repetitivos, mejorando el lead-time de estos, los que, en definitiva, nos han permitido maximizar el tiempo para desarrollar otras labores.
- Visualizamos un tremendo valor agregado en términos de la velocidad de la herramienta, para obtener la información y hacer gestión; ya no tenemos que realizar trabajo extra para preparar los informes y hoy los tenemos disponibles en línea.
- La velocidad no solo nos ha ayudado a hacer una mejor gestión, también nos permite procesar y aprobar en un solo punto, haciendo más controlado el proceso.
Hoy de verdad tenemos el control en la mano, estamos mejorando nuestra operación y cumpliendo nuestros KPI relacionados con el pago a proveedores».
En Novis tenemos amplia experiencia y conocemos bien las herramientas disponibles, podemos ofrecerle un proyecto bastante acotado y con riesgos controlados.
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