En el entorno empresarial actual, la eficiencia y la automatización de procesos son aspectos fundamentales para mantenerse competitivo y rentable; en el caso particular de las cuentas por pagar y cobrar, estas suelen presentar un gran volumen de ejecuciones transaccionales y generan una importante carga administrativa a los equipos de finanzas. A su vez, en las compañías estos procesos son de vital importancia porque impactan de manera directa al flujo de caja y, por tal motivo, se hace imprescindible que sean procesos confiables y con gobierno.
Para las empresas de América Latina que ya cuentan con soluciones SAP, puede ser complejo encontrar herramientas que faciliten estas tareas y se integren localmente, tanto con el servicio de impuestos nacional como con los proveedores que emiten los documentos tributarios electrónicos (DTE). Para ayudarles a superar estos desafíos, en Novis hemos desarrollado soluciones preconfiguradas que se hacen cargo de estos temas y que nuestros clientes han estado usando desde hace varios años. En este artículo, explicaremos cómo estas soluciones pueden mejorar su negocio y ofrecer beneficios significativos a sus equipos de finanzas y de informática.
Los monitores de documentos tributarios electrónicos (DTE) para SAP son herramientas que permiten a las empresas monitorear y gestionar sus documentos fiscales electrónicos en tiempo real. Gracias a ellos, las empresas pueden automatizar el proceso de gestión de documentos fiscales y mejorar su eficiencia, reducir errores y aumentar la seguridad de sus datos fiscales.
¿En qué consisten nuestros monitores de emisión y recepción DTE?
Los monitores de emisión y recepción DTE que desarrollamos en Novis se integran con las soluciones SAP de su empresa y permiten automatizar los procesos de cuentas por cobrar y pagar. Esto significa que pueden consolidar información de tres fuentes: ERP SAP, departamento de impuestos de cada país y el PAT (Proveedor Autorizado Tributario-Intermediario entre el ERP SAP y el departamento de impuestos). Esto le brinda una visión completa y actualizada del estado de cada documento, lo que le permite tomar decisiones informadas y rápidas sobre sus cuentas por cobrar o pagar. Están diseñados para trabajar con los documentos tributarios electrónicos (DTE) de Chile, Colombia y pronto de otros países.
El monitor de recepción DTE de Novis optimiza la gestión de las cuentas por pagar.
- Recibe mensajes/archivos de los PAT, y los disponibiliza en un monitor en el ERP que permite identificar las facturas de cuentas por pagar, los errores, las correctas y ejecutar, a partir de ahí procesos de manera automática vía iRPA.
- Herramienta que entrega el detalle de cada factura, montos, responsables, órdenes de compra, impuestos; entre otros datos. Es decir, el detalle de la información y, a la vez, gobierno para identificar claramente los problemas y resolver o actuar a tiempo.
- El monitor permite clarificar en formato ALV los montos y por consiguiente, los compromisos contables de la compañía no solo con sus proveedores sino que también con Hacienda.
- Para lograr automatizar, la aplicación clasifica a los proveedores en cuatro criterios, permitiendo diferenciar distintos procesos y con ello automatizarlos, ya sea en la etapa de verificación de factura logística o directamente en cuentas por pagar.
- La solución tiene también ventanas funcionales para ejecutar reglas de negocio para los distintos procesos que aborda: (compras normales, utilities, partidas directas, otros).
- Permite mejorar indicadores como: tiempo de validación, procesamiento, aprobación (o rechazo) de las facturas, tiempo del proceso de aprobación de pagos, etc.
- Nuestra oferta incluye recepción de los siguientes documentos tributarios: Factura Electrónica – Factura no Afecta o Exenta Electrónica – Nota de Crédito Electrónica – Nota de Débito Electrónica – Factura de Compra Electrónica – Boletas.
El monitor de emisión DTE de Novis está diseñado para optimizar la gestión de las cuentas por cobrar.
- Visibilidad completa del estado del documento y etapa del proceso en que se encuentra.
- Emisión oportuna de refacturaciones y notas de crédito, evita la pérdida de IVA y la gestión de facturación.
- Permite mejorar indicadores como: Promedio de días de morosidad (ADD), Período medio de cobro (DSO), Costo operativo por cobro, etc.
- Puede visualizar los siguientes documentos: Factura Electrónica – Factura no Afecta o Exenta Electrónica – Guía de Despacho Electrónica – Nota de Crédito Electrónica – Nota de Débito Electrónica – Factura de Compra Electrónica – Factura de Exportación Electrónica – Nota de Crédito de Exportación Electrónica – Nota de Débito de Exportación Electrónica.
¿Cómo pueden estas soluciones mejorar su negocio?
1. Automatizan procesos repetitivos: aportan mayor exactitud a los procesos involucrados, pues se eliminan los errores provenientes del tipeo. Así, disminuyen los costos administrativos repetitivos y engorrosos de la operación. Esto le permite ahorrar tiempo y recursos valiosos a su empresa, lo que puede traducirse en mayores ganancias y una mayor eficiencia en su departamento de finanzas.
2. Mejoran la trazabilidad y visibilidad del estado de cada documento: las soluciones de monitores de emisión y recepción DTE de Novis ofrecen una visibilidad completa y actualizada del estado de cada documento, permiten identificar problemas en forma rápida, lo que le facilita tomar decisiones informadas y oportunas sobre sus cuentas por cobrar y pagar. Además, pueden configurar alertas para notificar sobre los documentos que requieren de su atención inmediata, lo que le permite priorizar adecuadamente.
3. Estos monitores incluyen reportes con semáforos para hacer gestión, evitan realizar trabajo extra para preparar manualmente los informes, ya que estos están disponibles en línea.
4. Controlan la integridad, no queda ningún documento “fuera” del ciclo; son soluciones con gobierno, muy intuitivas a la hora de corregir las inconsistencias de la operación.
5. Evitan la pérdida de IVA, ya que garantizan que todos los documentos tributarios electrónicos se hayan registrado y se hayan incluido en los informes de impuestos correspondientes. Esto le permite cumplir con las regulaciones tributarias y evitar multas y sanciones costosas.
¿Cómo se implementa el monitor de emisión o el de recepción de DTE de Novis?
Por ser soluciones preconfiguradas, son fáciles de implementar y pueden integrarse con el ERP SAP del cliente en pocas semanas, en proyectos acotados y con riesgos controlados.
Novis cuenta con un equipo de consultores altamente capacitados que pueden trabajar con su equipo para lograr que cumplan con lo que su negocio requiera.
¿Qué dicen nuestros clientes?
- CIAL realiza cuadratura en línea con SII (Servicio de Impuestos Internos de Chile), usando soluciones Novis para recepción y emisión de facturas de venta y de compra.
- “Hemos logrado un resultado muy satisfactorio, obteniendo una cuadratura en línea con la información que otorga el SII cada mes. Este sistema automático nos ha permitido, sin duda, dedicar el tiempo de los analistas a otras tareas fundamentales y así mantener las cuentas por pagar regularizadas”. Mariana Farías Espinoza, jefa de cuentas por pagar de Cial Ver nota completa.
- “Novis nos proporcionó una solución SAP ajustada a la medida de nuestras necesidades y, obviamente, dentro del marco legal estipulado por el SII. Contamos con una solución SAP estándar que facilita la creación y emisión de facturas de compra electrónicas de manera fluida y eficiente. Lo anterior, se ha traducido en una mejora sustancial en la gestión del área de compras junto con los beneficios sistémicos inmediatos que implica tener toda la información centralizada en tiempo y forma.”
Felipe Maulen, ingeniero de proyectos TI y procesos, Cial.
- EBCO avanza en su transformación digital optimizando gestión de facturas de proveedores.
- “Recibimos 15.000 facturas al mes. Logramos digitalizar la recepción de la factura en nuestro ERP y automatizar todo su proceso de contabilización. Al proyecto original, incorporamos también nuevas mejoras, tales como la automatización de la distribución de cargas de trabajo entre analistas y la conciliación automática con el SII.
Actualmente, en el 90% de los casos, la contabilización de una factura solo toma un día y el 98% de ellas es gestionado antes de los ocho días, que en Chile es el periodo legal para rechazarla. Antes eran 12 los analistas que debían trabajar en la gestión de facturas, y luego de implementada la solución, solo se ocupan de esta parte del proceso seis de ellos, mientras que el resto se dedica al análisis.
Estamos satisfechos con el resultado del proyecto. Ha sido un real aporte a nuestra meta mayor: la transformación digital de nuestra compañía”. Rodrigo Sánchez Azócar, subgerente de desarrollo de EBCO Ver nota completa
- OTIC SOFOFA mejoró la gestión de sus cuentas por pagar:
- “Estamos contentos con la implementación del monitor de recepción DTE de Novis. Estamos viendo posibles ampliaciones para este proyecto, que nos ha mejorado los tiempos en el ingreso de documentos tributarios. Así también agradecemos la excelente atención del equipo Novis para aclarar las dudas que nos surgieron en el camino.”
Felipe Molina F., Coordinador Unidad de Facturación OTIC SOFOFA
Si tiene requerimientos para monitorear los DTE de sus cuentas por pagar o cobrar en SAP, por favor contáctenos y evaluaremos la mejor solución para su caso particular.
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