Soluciones Novis para integrar y optimizar la gestión de DTE en las soluciones SAP

En Novis hemos diseñado desde 2012 soluciones para integrar y optimizar en las soluciones SAP®, la gestión de documentos tributarios electrónicos (DTE), de forma de automatizar tareas repetitivas, aportando mayor visibilidad y control a los procesos operativos. Esto ha permitido a nuestros clientes disminuir la carga de trabajo que realizan sus equipos, liberando tiempo que pueden dedicar al análisis y hacer mejoras para avanzar así en su transformación digital.

Nuestras soluciones permiten monitorear los documentos tributarios electrónicos que recepciona una empresa, o las distintas sociedades de un grupo, para luego tomar la decisión de qué hacer con ellos en el ERP SAP.

Ofrecemos soluciones preconfiguradas que pueden ser implementadas en pocas semanas y funcionan satisfactoriamente en cerca de una decena de clientes, quienes han podido obtener tienen las siguientes ventajas:

• Mayor exactitud de los procesos involucrados, pues se eliminan los errores provenientes del tipeo involuntario del colaborador del área de cuentas por pagar. Así, disminuyen los costos administrativos repetitivos y engorrosos en esta parte de la operación.
• Control de integridad, no se queda ningún documento «afuera»; es una solución con gobierno que es muy intuitiva a la hora de corregir las inconsistencias de la operación.
• Automatiza procesos repetitivos, lo que permite maximizar el tiempo para desarrollar otras labores. Además, permite procesar y aprobar en un solo punto, haciendo más controlado el proceso.
• La velocidad de la herramienta, para obtener la información y hacer gestión, evita realizar trabajo extra para preparar los informes, ya que estos están disponibles en línea.

Para esto, en Novis desarrollamos productos que se integran con las aplicaciones de los operadores DTE, tales como:

• Recepción automática de DTE.
  Nuestra oferta actual incluye recepción de los siguientes documentos tributarios:  Factura Electrónica – Factura No Afecta o Exenta Electrónica – Nota de Crédito Electrónica – Nota de Débito Electrónica – Factura de Compra Electrónica.
  • Monitor para el control de estado de los documentos electrónicos (DTE).
  • Envío de acuse de recibo o rechazo del DTE.
  • Cruce de información del operador DTE y el Servicio de Impuestos Internos.
  • Monitor central en el ERP SAP que permite ejecutar la verificación de facturas logísticas y financieras de manera masiva.
  • Operamos con la funcionalidad estándar de foliación y también con la herramienta de SAP – Edocument.

•  Emisión automática DTE Además, nuestras soluciones pueden generar los siguientes documentos:  Factura Electrónica – Factura No Afecta o Exenta Electrónica – Guía de Despacho Electrónica – Nota de Crédito Electrónica – Nota de Débito Electrónica – Factura de Compra Electrónica – Factura de Exportación Electrónica – Nota de Crédito de Exportación Electrónica – Nota de Débito de Exportación Electrónica.

¿Qué valoran nuestros clientes?

En Recepción DTE

• CIAL realiza cuadratura en línea con SII usando soluciones Novis para recepción y emisión facturas de venta y de compra

“Estamos cumpliendo un año con esta aplicación, y ya podemos hablar de un 60% de automatismo en la recepción, registro contable y aceptación ante el SII (o reclamo, según el caso) de las facturas de proveedores”.
“Además, se puede obtener un reporte en línea de aquellas facturas que no cuentan con XML, sus condiciones de pago ante SII, y que están en proceso de aprobación.  En la medida en que avanzamos en algunas mejoras, hemos logrado un resultado muy satisfactorio, obteniendo una cuadratura en línea con la información que otorga en SII cada mes. Este sistema automático nos ha permitido, sin duda, dedicar el tiempo de los analistas a otras tareas fundamentales y así mantener las cuentas por pagar regularizadas”.   Ver nota completa. 

• EBCO avanza en su transformación digital optimizando gestión de facturas de proveedores

“Nos embarcamos en encontrar una solución sistémica que permitiera apoyar el trabajo del equipo de gestión de facturas de proveedores en nuestra compañía. En ese momento, recibíamos 15.000 facturas al mes y todo el proceso se realizaba manualmente (digitación de documentos en nuestro ERP, conciliación con el SII, conciliación con nuestro facturador electrónico, etc.). Bajo esa dinámica, solo el 80% de las facturas mensuales podían ser gestionadas antes de 15 días y, en promedio, demorábamos 10 días en que una factura emitida por un proveedor fuese aprobada y contabilizada en nuestro SAP”.

“Logramos digitalizar la recepción de la factura en nuestro ERP y automatizar todo su proceso de contabilización. Al proyecto original, incorporamos también nuevas mejoras, tales como la automatización de la distribución de cargas de trabajo entre analistas y la conciliación automática con el SII”.

“Actualmente, en el 90% de los casos, la contabilización de una factura solo toma un día y el 98% de ellas es gestionado antes de los ocho días, que en Chile es el periodo legal para rechazarla. Antes eran 12 los analistas que debían trabajar en la gestión de facturas, y luego de implementada la solución, solo se ocupan de esta parte del proceso 6, mientras que el resto se dedica al análisis.

Estamos satisfechos con el resultado del proyecto. Ha sido un real aporte a nuestra meta mayor: la transformación digital de nuestra compañía.” Ver nota completa

En Emisión DTE

• Rivulis hace más eficiente su logística automatizando la gestión de guías de despacho

“Nuestro proceso de venta está soportado por el módulo SAP SD®, para los pedidos de venta, exentos, devoluciones, notas de crédito y algunas exportaciones. Tenemos alrededor de 200 entregas con uso de guías de despacho mensuales y de ellas un porcentaje corresponde a exportaciones donde el tratamiento implica un interlocutor distinto al cliente final y, por tanto, requería una atención especial”.

Para la empresa “es importante obtener los mejores controles y eficiencias tecnológicas, ya que eso ayuda en la disminución de los costos de los procesos. En este sentido depositamos la confianza en Novis porque teníamos la certeza de que encontraríamos una solución flexible, rápida y de calidad”.

“Buscábamos agilizar los procesos y debido a los requerimientos legales en Chile, en particular del SII, se tomó la determinación de realizar la integración de nuestro proceso de SAP para que nuestros documentos DTE fueran enviados directamente a nuestros clientes y al SII, de manera inmediata por medio electrónico”.

 “El impacto ha sido positivo, ya que el proceso de despacho por parte del área de logística es más eficiente en cuanto a la emisión de documentos y también en función del cumplimiento de plazos y normativa. Gracias a la implementación realizada, Rivulis ha logrado agilizar el proceso administrativo de despacho y de facturación en un 80%, ya que ahora que se realiza un solo proceso para la emisión final de los documentos.”   Ver nota completa.

Para más información de los servicios Novis, le invitamos a contactarnos.

Nota de Gilda Valderrama, editora Boletín Novis.

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