En cada nuevo Support Package de SolMan, SAP incorpora un cúmulo de nuevas funcionalidades para facilitar las tareas de gestión de soluciones SAP. A partir del SP10, liberado en octubre de 2013, SAP comenzó a incluir funcionalidades para automatizar la operación técnica (SAP Technical Operations). En el SP11, liberado en julio de 2014, SAP incluyó nuevas funcionalidades de monitoreo y gestión de actividades TI que ya permiten implementar la operación técnica y administración SAP en gran medida automatizada.
La forma tradicional de la “Administración Basis” y sus problemas
En su forma tradicional, la Administración Basis es un conjunto de tareas repetitivas que deben ser ejecutadas por un profesional certificado. Dentro de estas tareas hay algunas que deben realizarse varias veces al día, otras en forma diaria, semanal o mensual.
En la práctica real de la operación técnica de sistemas SAP se dan normalmente algunas de las siguientes situaciones:
1) No se hace ninguna de esas tareas, y simplemente se actúa en forma correctiva cuando se produce un incidente;
2) Se hacen sólo las tareas preventivas que parecen más críticas, de acuerdo a las recomendaciones del reporte EWA (Early Watch Alert);
3) Se hacen todas las tareas, para efectos de cumplir un acuerdo contractual, lo cual obliga a generar evidencias de su ejecución (por ejemplo, generar reportes diarios con capturas de pantalla), lo cual significa enormes esfuerzos y altos costos, con una pésima productividad. En el caso 3 se da que, típicamente, la gran mayoría de las tareas ejecutadas son verificaciones recurrentes rutinarias, la cuales finalmente resultan innecesarias porque no se presenta ninguna condición anormal.
La nueva forma, basada en el monitoreo avanzado de SolMan
Es precisamente ante esta situación que SAP ahora recomienda automatizar todos los procesos de chequeo al nivel de la aplicación, del mismo modo que se hace en los niveles de la infraestructura, la base de datos y la instancia técnica. Para esto, SAP nos provee ahora de plantillas de monitoreo más completas y que segmentan más claramente los 4 niveles de monitoreo: sistema operativo, motor de datos, instancia técnica y aplicación. La idea es liberar a los administradores de las tareas rutinarias, enfocándolos en tareas necesarias, efectivas y, en lo posible, preventivas.
Las tareas repetitivas y los requerimientos
Además de las tareas preventivas o correctivas gatilladas por este nuevo modelo de monitoreo, siempre es necesario ejecutar algunas pocas tareas repetitivas, por ejemplo: mantenimiento de estructuras o limpieza de áreas temporales. Estas tareas de housekeeping se pueden programar como actividades en el IT Calendar. De este modo, los operadores o administradores reciben sus asignaciones de tareas en un Task Inbox, y las pueden ejecutar siguiendo procedimientos guiados predefinidos (Guided Procedures).
Los requerimientos que se hacen al operador o administrador pueden ser simples o complejos. En el caso de los requerimientos simples, éstos pueden ejecutarse de inmediato en el nivel 1, siguiendo también un procedimiento guiado sobre el mismo ticket de servicio. Para un requerimiento complejo (por ejemplo, una copia de mandante), la actividad asociada se puede programar en el IT Calendar y, si el cambio es relevante, el requerimiento puede entrar antes al proceso de gestión de cambios implementado en ChaRM para estos efectos (cambios administrativos). La gestión de cambios permite seguir un flujo de proceso formal: con requerimiento, autorización, programación, asignación, ejecución, confirmación, etc.
Las tareas preventivas y la innovación
Por último, están las tareas de mantenimiento de carácter preventivo y las innovaciones. Entre éstas se cuentan, por ejemplo, las actualizaciones a todo nivel (sistema operativo, motor de datos, kernel, plugins, tools, etc.), aplicación de notas de seguridad, y otras recomendaciones de SAP. Algunas de éstas podemos verlas en el reporte EWA semanal, pero también es posible ejecutar reportes especiales para obtener un diagnóstico detallado y recomendaciones para mejorar la estabilidad y aumentar la funcionalidad disponible. Es el caso de los reportes System Recommendation o Security Assessment.
El futuro de SolMan y de IT Management
Se puede ver claramente que SAP está cumpliendo su promesa de proveer la más amplia solución para la gestión de TI: el ERP para TI. Como en todas sus soluciones, SAP no sólo provee una herramienta, sino que también entrega metodologías, best practices y contenidos. En el último SP también nos entrega procedimientos guiados predefinidos para una serie de tareas típicas (chequeos, bajadas de sistemas, etc.) y plantillas para generar nuestros propios procedimientos.
Estaremos atentos a las nuevas funcionalidades que aparecen ahora en SP12 y las programadas para SP13 en marzo de 2015. Y por supuesto, mucho más atentos para la nueva versión SAP Solution Manager 7.2, a fines del próximo año.
Recomendamos también la serie de artículos sobreSAP Application Lifecycle Management (SAP ALM):
El fin de la Administración Basisy Build SAP Like a Factory (BSLAF).
