ENAP realiza exitoso upgrade SAP y migración a HANA

La Empresa Nacional del Petróleo (ENAP) es una empresa pública de propiedad del Estado de Chile cuyo giro principal es la exploración, producción, refinación y comercialización de hidrocarburos y sus derivados. Creada en 1950, opera como empresa comercial y se administra en forma autónoma.

ENAP está organizada en tres Líneas de Negocios: Exploración y Producción (E&P), Refinación y Comercialización (R&C) y Gas y Energía (G&E). Cuenta con dos filiales: ENAP Sipetrol S.A. y ENAP Refinerías S.A. Las Líneas de E&P y R&C están presentes con sus operaciones en el complejo productivo ubicado en la Región de Magallanes, donde la empresa explota los únicos yacimientos de hidrocarburos con valor comercial descubiertos hasta ahora en Chile. En tanto que la administración central de la compañía se realiza desde la Casa Matriz, ubicada en Santiago de Chile.

Actualmente desarrolla actividades y operaciones en Chile, Argentina y Egipto.

ENAP realizó el 2015 la  primera fase de un gran proyecto modernizador, denominado Inteligencia empresarial (iENAP), basado en los últimos estándares tecnológicos a nivel mundial, donde converge la información de negocio y operativa

iENAP incluyó un proyecto de upgrade SAP y migración a HANA, que terminó en el tiempo y el presupuesto previsto.  El trabajo fue realizado en conjunto por Novis, a cargo del upgrade y por SAP a cargo de la migración a HANA.

El proyecto

El ERP SAP de ENAP tenía casi 7 años en la misma versión, por lo cual licitó el proyecto de upgrade y entre cuatro empresas, escogió la oferta de Novis, para la actualización del ERP SAP al EHP7.

En paralelo, ENAP hizo una alianza estratégica con SAP y para tener una solución de Big Data, decidió incorporar la plataforma SAP HANA. Ambos proyectos partieron juntos.

Ofrecimos a ENAP la actualización de SAP a las últimas versiones y tecnología, con el fin de darles acceso a nuevas funcionalidades y mejorar la facilidad de uso del ERP.

El alcance del proyecto inlcuyó:

•  Actualización de Versión de SAP (SAP ERP ECC 6.0 a SAP ERP ECC 6.0 EHP7, UNICODE.)
•  Migración a Tecnología HANA.
•  Actualización de los Ambientes de SAP Desarrollo, Calidad y Productivo.
•  Unidades de negocios de Ecuador, Argentina y Chile.
•  Validar el funcionamiento en todos los procesos abarcados por el ERP.

Entre las ventajas que ENAP logró con este upgrade, destacan:

•  Optimizar el tiempo de ejecución de las transacciones.
•  Permitirá disponer de información para la Gestión de ENAP (Big Data).
•  Nomina RRHH localizada para Chile.
•  Funcionalidad estándar para publicar en dispositivos móviles.
•  Extender las funcionalidades de SAP ERP y permitir el desarrollo de aplicaciones compuestas (SOA), servicios web. EHP 4.
•  Unicode Permite Multi-idioma

Los desafíos

Renato Muñoz, Jefe de soporte de técnico de sistemas en ENAP, a cargo del proyecto de Upgrade SAP relata “Yo también tuve una participación en upgrade anterior que hicimos el 2008, sabía que el desafío sería coordinar la participación de varios proveedores y del equipo de ENAP. Por eso en la licitación del upgrade incluimos la administración del proyecto y también contratamos a SAP para administrar el proyecto de incorporación de HANA, por lo tanto, había tres administradores de proyecto, uno de Novis, otro de SAP y yo.

SAP conversó con Novis, y se pusieron de acuerdo ellos primero, porque le dijimos a los dos, el proyecto es importante y tienen que coordinarse. Esto funcionó bien porque los jefes de proyecto que estaban liderando cada tema, tenían experiencia en administración de los proyectos y cada uno conocía los potenciales riesgos que debía enfrentar. Por mi parte sabía que hay que tener una comunicación efectiva y directa con ellos.

Otra empresa proveía la estructura y también pusieron un PMO, pues había que hacer upgrade del sistema operativo, por lo tanto, yo coordinaba a todas las empresas y a más de 60 personas que formaron el equipo ENAP. 

Otro punto delicado era la relación de las interfaces con el sistema legacy de ENAP. Para mí, el mayor desafío era la negociación interna y las pruebas con el sistema Legacy, porque si falla algo en aquellas que son críticas para el negocio, la organización se detiene. Por eso partimos desde el inicio haciendo la preparación de esas pruebas. Teníamos casi 50 interfaces para ser probadas por un equipo de unas 12 personas.

Trabajé con el equipo interno de TICA ( la sub-gerencia de TI, Comunicación y Automatización de ENAP), que son los que conocen nuestros sistemas SAP. Y además, un equipo de 10 consultores externos, que nos ayudaron, junto con los Key Users y algunos funcionales especialistas, a hacer todo el levantamiento de los procesos, de los escenarios de negocios y de las pruebas de las interfaces.

En resumen, fue un equipo grande de ENAP que trabajó en esto, donde Novis aportó con la experiencia del upgrade del SAP propiamente tal y SAP su experiencia en HANA.

En base a tu experiencia ¿qué se debe considerar en el diseño de un proyecto de upgrade y migración a HANA?

Para mi, además de su gran experiencia,  fue importante la sinceridad de los jefes de proyecto de Novis y de SAP.  Cada cual se hizo responsable en lo que fue convocado y así yo pude dedicarme a movilizar a 60 personas de ENAP, de diferentes países, de Ecuador, Argentina y Chile en diferentes regiones. Tuve que convocarlos e informarles del proyecto.

Es importante escoger a las personas que deben probar el sistema, en base a su conocimiento. Nosotros a través del tiempo hemos levantado Key Users y ellos tienen la claridad de cada uno de los procesos que se hacen.

La persona que dirige tiene que tener un conocimiento interno de la organización y con los procesos de SAP. Además, tener la capacidad y experiencia para poder movilizar a su organización. Si tú no tienes esa fuerza internamente en la empresa, los proyectos huelen a fracaso.

Otro punto a considerar es que hay que tener cuidado cuando hay un cambio a HANA con los desarrollos Z, porque SAP se encarga de lo estándar, pero uno tiene que adecuar los programa Z. Hay un cambio en la lectura de la base de datos, pero afortunadamente nosotros teníamos un equipo interno, que sabía cuáles eran los programas críticos, que teníamos que revisar. Sacamos una lista de más de 300 programas y fuimos priorizando el trabajo de actualización y pruebas.

Por último, en este proyecto tuvimos una planificación clara y además nos reunimos todas las semanas con los jefes de proyecto de las diferentes empresas, para revisión de avances, problemas y análisis de riesgos. La metodología de Novis, incluye estas reuniones periódicas y el jefe de proyecto fue insistente en hacerlas semanalmente, lo cual agradezco, pues fueron claves para el éxito del proyecto. Y en las minutas registraron los compromisos. Toda estas prácticas nos permitieron terminar el proyecto en los tiempos y esfuerzos previstos.

¿Cómo resultó el proyecto?

Estamos en la etapa de estabilización, que es propia de  todos los proyectos de tecnología. Hasta ahora ha habido un solo incidente, de un programa Z, y otros detalles mínimos. En esta etapa, es importante contar con los consultores que participaron del proyecto, porque si hay problemas tienen que resolverlos los que realizaron el trabajo.

¿Recomendarías a Novis?

Sí. Por la experiencia que te mencioné y porque tienen una buena metodología de trabajo. Nos exigimos mutuamente y salimos adelante logrando nuestras metas.

Más información de ENAP en www.enap.cl

Más información de los servicios Novis en informaciones@novis.cl