EBCO avanza en su transformación digital optimizando gestión de facturas

EBCO es una empresa constructora chilena, creada en 1984, que cuenta con más de 8.000 trabajadores. Al año 2020 ha realizado más de 1.500 proyectos, manteniendo en promedio, en forma paralela, 150 obras, y llegando a ventas cercanas a los US$ 550 millones. Tiene presencia en todo Chile a través de la construcción de obras civiles, industriales, urbanización y edificación. Sus negocios abarcan además las áreas de desarrollo inmobiliario, servicios a la construcción, rentas inmobiliarias, energía (desarrollo de hidroeléctricas, plantas de biogas y parque eólico), además de otros negocios (concesionarias, vertedero y repuestos automotrices).

EBCO fue pionera en la implementación de SAP® en 2012 y actualmente se encuentra en un proceso de transformación digital, el cual busca hacer más eficiente la gestión de la compañía.

El plan consta de tres etapas, cada una con un foco distinto:

1. Digitalización y automatización de los procesos internos en oficina y de coordinación con las obras.
2. Mejor relación dentro de cada obra y entre estas (portales para recomendación de trabajadores talentosos, gestión de materiales sobrantes, etc.).
3. Sistemas para mejorar la relación entre compañía y el entorno que participa del negocio, de modo que se pueda entregar información en tiempo real para tomar mejores decisiones y optimizar la coordinación entre colaboradores, proveedores y clientes.

En la fase 1, que incluye mejora de los procesos en SAP, un proyecto muy importante ha sido la automatización de recepción y gestión de facturas de proveedores.

Rodrigo Sánchez Azócar, Subgerente de Desarrollo de EBCO, nos cuenta de sus desafíos:
“Durante el año 2019, nos embarcamos en encontrar una solución sistémica que permitiera apoyar el trabajo del equipo de gestión de facturas de proveedores en nuestra compañía. En ese momento, recibíamos 15.000 facturas al mes y todo el proceso se realizaba manualmente (digitación de documentos en nuestro ERP, conciliación con el SII, conciliación con nuestro facturador electrónico, etc.). Bajo esa dinámica, solo el 80% de las facturas mensuales podían ser gestionadas antes de 15 días y, en promedio, demorábamos 10 días en que una factura emitida por un proveedor fuese aprobada y contabilizada en nuestro SAP”.

Luego de analizar y comparar varias soluciones en el mercado, la propuesta por Novis resultó ser la más indicada para la empresa, ya que “esta solución cumplía con el ciclo completo de la factura, además contaba con una preconfiguración, lo que nos permitía flexibilidad, desarrollar poco y un time to market más rápido”, aclara. Eso se sumó a las buenas referencias de otros clientes y a la experiencia demostrada por Novis en soluciones SAP.

Los resultados fueron los esperados: el proyecto estuvo listo en cuatro meses y después de seis de operación, Rodrigo Sánchez se declara satisfecho. “Logramos digitalizar la recepción de la factura en nuestro ERP y automatizar todo su proceso de contabilización. Al proyecto original, incorporamos también nuevas mejoras tales como la automatización de la distribución de cargas de trabajo entre analistas y la conciliación automática con el SII”.

“Actualmente, en el 90% de los casos, la contabilización de una factura solo toma un día y el 98% de las facturas es gestionado antes de los ocho días, que en Chile es el periodo legal para rechazarla. Antes eran 12 los analistas que debían trabajar en la gestión de facturas, y luego de implementada la solución, solo se ocupan de esta parte del proceso seis, mientras que el resto se dedica al análisis.
Estamos satisfechos con el resultado del proyecto. Ha sido un real aporte a nuestra meta mayor: la transformación digital de nuestra compañía.
Gracias a ello, además hemos podido además iniciar recientemente la modalidad de teletrabajo en forma exitosa”, concluye.

Para más información de nuestros servicios, le invitamos a contactarnos.

Nota de Gilda Valderrama, editora Boletín Novis.

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