Cial Alimentos S.A. es una empresa líder en el mercado chileno en la elaboración, comercialización y distribución de una amplia gama productos alimenticios cárnicos procesados, como cecinas, salchichas, jamones, etc. Sus marcas son La Preferida, San Jorge y Winter, todas ellas reconocidas por su alta calidad. Cuenta con dos modernas plantas productivas y un centro de distribución de clase mundial, a través del cual logra llegar eficientemente a los consumidores de todo el país con sus productos.
Como les contamos en la nota Cial mejora gestión de la mantención de planta con SAP PM de 2015, son usuarios de soluciones SAP® y clientes de Novis desde hace varios años. Entre los proyectos que hemos desarrollado para ellos, en 2018 automatizamos creación y emisión de facturas de compra electrónica, de manera que funcionara en su solución SAP de manera fluida y eficiente. Lo cual se tradujo en una mejora sustancial en la gestión del área de compras, junto con los beneficios sistémicos inmediatos que implica tener toda la información centralizada en tiempo y forma. De esto les contamos en la nota Soluciones para Recepción de facturas – Emisión facturas de venta y de compra.
Luego, en el año 2019, Cial decidió mejorar la recepción de facturas de modo de agilizar las órdenes de pago y automatizar algunas fases del proceso de cuentas por pagar. La compañía buscaba, además, poder rechazar/aceptar las facturas antes de ocho días después de su recepción, para cumplir con la ley del SII que había entrado en vigencia en Chile. Por eso Novis realizó un proyecto para implementar la recepción de documento DTE electrónico, que se maneja vía integración con su proveedor custodio DTE (empresas como DBNet, Facele, Acepta, etc.), mientras que las aceptaciones o rechazos de los folios se envían directamente al Servicio de Impuestos Internos (SII) vía webservice.
Mariana Farías Espinoza, Jefa de Cuentas por Pagar de Cial, señala: “En febrero 2019, me incorporé a la empresa y rápidamente comenzamos a trabajar con el equipo de Novis para implementar el monitor de recepción de factura electrónicas. Comenzamos a operar en mayo 2019, con la salida en vivo de la sociedad más importante del grupo. Continuamos en el mes de junio con dos sociedades más y pronto se incorporarán otras dos a este nuevo monitor”.
La herramienta ha resultado en un aporte fundamental en la automatización del proceso de registros de facturas de proveedores. “Estamos cumpliendo un año con esta aplicación, y ya podemos hablar de un 60% de automatismo en la recepción, registro contable y aceptación ante el SII (o reclamo, según el caso) de las facturas de proveedores”, asegura la profesional.
La herramienta también permite el registro de los documentos electrónicos en los plazos establecidos por el SII, a fin de que se pueda aceptar o reclamar una factura. Uno de los aspectos interesantes es que, si alguna de las reglas de negocio establecidas por la empresa no se cumple, por ejemplo, si no se incluye el número de la orden de compra, la aplicación las rechaza en forma automática » También se pueden excluir aquellos casos excepcionales, como, por ejemplo: los servicios básicos.
Además, se puede obtener un reporte en línea de aquellas facturas que no cuentan con XML, sus condiciones de pago ante SII, que están en proceso de aprobación. “En la medida en que avanzamos en algunas mejoras, hemos logrado un resultado muy satisfactorio, obteniendo una cuadratura en línea con la información que otorga en SII cada mes. Este sistema automático nos ha permitido, sin duda, dedicar el tiempo de los analistas a otras tareas fundamentales y así mantener las cuentas por pagar regularizadas”, concluye.
Carlos del Valle, Gerente de Negocios Novis, señala a su vez: “Tenemos amplia experiencia en automatización y gestión de facturas electrónicas de compra y venta, en soluciones SAP. Podemos hacer proyecto en pocas semanas y con desarrollo mayormente de manera no presencial. En este proyecto en particular, valoramos el involucramiento de las áreas TI y de negocio de Cial que fueron clave para el éxito. Ellos son una muestra de que buen y cohesionado equipo logra proyectos exitosos cumpliendo plazos y presupuestos, aun en forma remota”.
Para más información de nuestros servicios, le invitamos a contactarnos.
Nota de Gilda Valderrama, editora Boletín Novis.
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