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Incorporando Factura Electrónica en SAP


La facturación electrónica es ya, un estándar en las soluciones SAP en Chile. Estas implementaciones se han venido realizando hace varios años, con diferentes proveedores de sistemas de Documentos Tributarios Electrónicos (Sistema DTE) y en diversas modalidades.

En este lapso se han desarrollado diferentes soluciones, con diferentes modelos de comunicación entre el sistema DTE y SAP ERP. Al principio, la comunicación se hacía intercambiando archivos de texto, hasta llegar a un nivel de sofisticación en la cual, el sistema DTE realizaba llamadas directas a un RFC en SAP ERP, y extraía la información necesaria para poblar los formatos XML que se envaban al SII, y que en definitiva son los paquetes de información de facturación que circulan entre las empresas, los proveedores de soluciones DTE y el SII.

Por otro lado, los actores de mercado han ido promoviendo diversas modalidades de disponibilización del sistema DTE, como son los casos de instalaciones on-premise, en housing, en hosting y últimamente en Cloud.

En resumen, actualmente existe suficiente experiencia y herramientas disponibles, lo que hace que una iniciativa de implementación de factura electrónica para SAP sea un proyecto bastante bien acotado y con riesgos controlados.

La novedad es que a partir de noviembre de este año, es obligatorio el uso de factura electrónica para las grandes empresas. Como consecuencia de esta masificación obligatoria, se presentan ahora nuevas posibilidades para la integración de un sistema facturador, como por ejemplo SAP ERP, y un sistema de factura electrónica o sistema DTE. Ahora que todas las empresas emitirán facturas electrónicas, se da la oportunidad de mejorar procesos en otras áreas, como el proceso de recepción de las facturas electrónicas, en el ciclo de compras. Por ejemplo, un sistema de recepción automática de documentos tributarios electrónicos puede incluir un monitor de facturas electrónicas en SAP ERP, que permita asignar responsables y monitorear su estatus, generando avisos de excepción, por ejemplo, para los pedidos no recepcionados.

Un monitor de recepción de facturas, puede mostrarle al empleado responsable las facturas pendientes, incluyendo el propio documento electrónico que se ha cargado automáticamente en SAP ERP al momento de la recepción. Aquí mismo, el responsable puede aprobar las facturas conformes. El monitor notifica las facturas pendientes de aprobación después de un plazo definido, por medio de correos a los responsables de cada solicitud de pedido, para que las aprueben o rechacen. De este modo, quien origina la solicitud de compra no sólo es responsable de la recepción de la compra, sino también de la aceptación de la factura y del pago al proveedor, lo que mejora todo el proceso de abastecimiento.

En Novis, hemos apoyado las necesidades de nuestros clientes, desarrollando proyectos de facturación electrónica para soluciones SAP. Podemos, en consecuencia, llevar a cabo implementaciones que además de atender las necesidades normativas y legales, optimicen los procesos de negocio y la integración con su ecosistema de clientes y proveedores.

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Más información de los servicios Novis en informacion@novis.cl
Autor: Fernando Elías, Consultor SAP. Feedback/discusión con el autor, en fernando.elias@noviscorp.com.

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