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El Proceso de Cambios en una Solución SAP


Toda solución SAP está sujeta a cambios permanentes, ya sea por causa de problemas que requieren correcciones urgentes, por mejoras y adaptaciones al negocio, por las actualizaciones que provee SAP, por cambios técnicos, e incluso por cambios administrativos.

Este proceso de cambios de software es uno de los más complejos y difíciles de manejar, por múltiples razones:

  • Es un proceso continuo, no tiene pausas, en la misma medida en que cambia el negocio, los mercados, las tecnologías, etc.
  • Muchos de los cambios tienen una alta prioridad, ya sea porque corrigen un problema, o porque corresponden a una exigencia urgente del negocio.
  • Por las mismas razones, muchos cambios requieren ser implementados en corto tiempo.
  • Los cambios pueden tener un alto impacto en la solución actual, sea en términos de los cambios que implica en la operación, o de la cantidad de pruebas que es necesario realizar antes de su paso a productivo, o del riesgo que supone un deployment rápido.
  • El costo de los cambios puede ser muy alto, no solo en cuanto a los recursos necesarios para su ejecución, sino que también como resultado de sus impactos, especialmente cuando el proceso de actualización no es de buena calidad.
  • Dependiendo del tipo de cambios, es necesario contar con diversas estrategias para su procesamiento: para su autorización, su ejecución, sus pruebas y su liberación.

Y por último, este es un proceso absolutamente necesario, no solo en lo que respecta a los cambios funcionales originados en el negocio o en el mantenimiento, sino que también en cuanto a los cambios necesarios para mantener al día la solución, o sea, las actualizaciones que provee SAP en la forma de nuevas versiones, Enhancement Packages y Support Packages.

Preguntas que debemos hacernos

  • ¿Funciona bien el proceso de cambios actual?
  • ¿Es adecuado el landscape de transportes que utilizamos hoy?
  • ¿Tenemos estrategias definidas para el mantenimiento y para la liberación de nuevas funcionalidades?
  • ¿Estamos alineados con las Best Practices de SAP?
  • ¿Necesitamos mejorar la calidad del proceso de cambios?
  • ¿Necesitamos una mayor agilidad para liberar cambios?
  • ¿Cómo se compatibilizan los proyectos con los cambios permanentes por mantenimiento?
  • ¿Podemos realizar varios proyectos en paralelo?

El best practice de SAP

SAP ha analizado estos problemas, y ha generado un Best Practice para SW Change Management (SWCM). Este es un proceso clave en la operación de una solución SAP, y se orienta a mitigar los riesgos de los pasos a productivo, posibilitando al mismo tiempo la innovación, de modo de responder ágilmente a los requerimientos del negocio.

El Best Practice para SWCM define una guía para el proceso, sobre la base de 7 elementos:

 

  1. Organización, roles y responsabilidades
    Aquí se definen los roles del Sponsor, del Change Manager, del Change Advisory Board (CAB) y del Release Manager.
  2. Gestión del portafolio de requerimientos
    Los cambios deben ser gestionados en forma holística, no uno a uno a medida que van apareciendo. En este proceso se gestiona y planifican los recursos comunes u otras restricciones que afectan el conjunto de los cambios, de modo de alimentar adecuadamente el proceso de gestión de releases.
  3. Gestión de los requerimientos
    Aquí se recibe y analiza cada requerimiento de cambio, en términos de su alcance, impacto, plazo, costo, etc., antes de entrar al correspondiente flujo de cambio (por ejemplo, en ChaRM).
  4. Gestión de los requerimientos de cambio
    Una vez analizado el cambio, este se categoriza e ingresa a un flujo de cambios, el cual puede estar implementado con la herramienta ChaRM de SAP Solution Manager. Estos flujos pueden incluir autorizaciones en diferentes etapas (Quality Gates).
  5. Gestión de releases
    Aquí se gestionan las liberaciones a productivo de los cambios en una forma organizada, en la forma de releases mayores (por ejemplo, cada 6 meses), releases menores (mensuales, por ejemplo), cambios estándar y cambios de emergencia.
    Para esto se maneja un calendario anual de liberaciones, mediante el cual se coordinan los diferentes tipos de cambios y sus pruebas integrales.
  6. Gestión de pruebas
    Cada tipo de cambio amerita diferentes tipos de pruebas, dependiendo de su alcance, de su impacto y de su urgencia. Hay diversas formas de optimizar los procesos de pruebas, mediante definiciones de casos de prueba que sean reutilizables.
  7. Gestión de transportes
    Para una gestión óptima de los transportes es necesario definir el landscape de transporte más adecuado, especialmente cuando conviven las tareas de mantenimiento con proyectos importantes. El Best Practice incluye recomendaciones de landscapes de 4, 5 y hasta 6 ambientes, dependiendo de la complejidad del proceso completo de cambios. Claramente, en la mayoría de los casos ya no basta con el simple landscape de tres ambientes.

Aunque no está incluido en este best practice para SWCM, consideramos que es muy importante incluir en este proceso una consideración especial a la documentación. Este es un elemento transversal a varios procesos: proceso de cambios, pruebas, operación y monitoreo de procesos de negocios, etc. Como tal, este elemento es enfatizado por SAP en todas sus recomendaciones de operación, denominado como la Fuente Única de Verdad (Single Source of Truth).

SAP Solution Manager ofrece diversas herramientas para ayudar a generar y mantener una documentación estructurada y útil, para los usos operativos. Entre estas están el Solution Documentation Assistant (SDA), el SAP Reverse Business Process Documentation (RBPD), el Usage Procedure Logging (UPL), etc.

Por último, un valor adicional que aportan las herramientas que apoyan estos procesos está en la posibilidad de hacer Analítica del Proceso de Cambios. Esto es, por ejemplo, Transport Analytics, para efectos de control de calidad o análisis de causa raíz de problemas ocasionados por un cambio, o Change Diagnostics, para analizar la consistencia del landscape.

 

Feedback/discusión con el autor: Glen Canessa, Director de Preventa de Novis

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