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Metro actualiza con éxito plataforma SAP


Metro requería actualizar la plataforma SAP, a fin de mantener la continuidad operacional del sistema y la calidad de servicio. Por esta razón, la empresa decidió hacer un update de su sistema SAP ERP  y actualizarlo con el Enhancement Package 5 (EHP5).  Según cuenta Erick Gutiérrez, jefe de proyecto actualización SAP, “este no era un desafío menor, por lo que el proyecto contó con todo el apoyo de la Gerencia de Ingeniería y Tecnología, ya que si no se hacía un buen plan de pruebas era posible encontrarnos con complicaciones que una empresa como Metro no puede tener. Nuestro objetivo era mitigar el 100% de los errores porque la operación de SAP no se puede detener, hay muchos procesos diarios que requieren que el sistema esté siempre en funcionamiento”.

Novis fue escogida como proveedor porque ya había participado de la implementación del sistema ERP y, por lo mismo, conocía el funcionamiento operacional y la cultura organizacional de Metro. Anteriormente, la empresa ya había participado en otro proyecto de actualización que resultó exitoso.  “Necesitábamos que el proceso se hiciera con el debido cuidado para no encontrarnos durante la operación diaria con errores, y lo logramos. Ya estamos funcionando con la nueva versión hace un mes y no hemos tenido ningún problema, asegura Gutiérrez.

A fines de diciembre de 2012 se organizaron todas las actividades en una carta gantt para llevar a cabo la aplicación del EHP5. En general el peligro de las actualizaciones es que se afecten los programas no estándar (programas Z), los que a su vez pueden impedir el correcto funcionamiento del negocio.  En este proyecto en particular, esta situación no ocurrió, ya que el sistema estaba nivelado y estable y había sido actualizado previamente por Novis. De hecho, la preparación para la actualizacióncomenzó en agosto de 2012 con la actualización de la plataforma, el sistema operativo (Windows 2008, R2) y motor base de datos (SQL Server 2008, R2).

Los servicios entregados por Novis durante el proyecto fueron:

  • Consultoría técnica y funcional para la aplicación del EHP5.
  • Soporte funcional para las correcciones que se iban requiriendo.
  • Consultoría PMO que trabajó en Solution Manager y en la infraestructura necesaria para obtener el menor downtime posible del sistema.

En la implementación participaron veinticinco key users, usuarios SAP definidos por sus áreas para realizar la creación, durante dos meses de los planes de pruebas unitarios e integrales, los que luego fueron ejecutados durante los tres meses siguientes. “El proceso de prueba fue muy exitoso, ya que nos permitió detectar errores y resolverlos, siendo pocos de ellos escalados a Novis y a la casa matriz de SAP en Alemania”, agrega Erick Gutiérrez.

Sobre este punto, el jefe de proyecto de Metro destaca el servicio entregado por Novis, ya que “cuando hubo actividades no previstas, la empresa siempre estuvo dispuesta a resolverlas, materializando un enfoque de trabajo basado en la flexibilidad que fue clave para el buen resultado del proyecto. Muestra de ello es una vez que se realizó el 99% de las pruebas funcionales, solo se detectó un error, correspondiente a un caso que no se había revisado con anterioridad”

El trabajo comprometido y conjunto de ambas empresas permitió que a principios de junio se finalizara la actualización del sistema financiero contable SAP ERP, el que implicó ocho meses de trabajo para llegar hoy al nivel funcional y técnico Enhancement Package 5 (EHP5).

“Si bien lo ideal es tener un solo jefe de proyecto, en este caso la persona a cargo por parte de Novis se fue de prenatal y luego, debido a las vacaciones de verano, hubo otro cambio de contraparte de Metro, pero la metodología estaba clara y todos estaban comprometidos con los resultados, así que no tuvimos impacto en los tiempos acordados en la carta gantt, lo que es muy meritorio”, enfatiza  Erick Gutiérrez.

La actualización del sistema  hará posible mejorar los procesos de negocio, dará flexibilidad para poner en marcha nuevos y optimizados procesos y escenarios. Por otro lado, la actualización permitirá además mantener coberturas de soporte, mitigar la obsolescencia del producto, optimizar la funcionalidad y seguridad, como también modernizar el sistema operativo y motor de la base de datos. Además, en caso de que Metro lo requiera, se podrán implementar nuevos módulos como Gestión de Recursos Humanos, Gestión del Mantenimiento y Gestión de Proyectos, entre otros.

 

 

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