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ACHS salió en vivo con sus sistemas SAP


La Asociación Chilena de Seguridad (ACHS), es una mutualidad privada sin fines de lucro, administradora del seguro social contra riesgos de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, contemplada en la Ley 16.744. ACHS ofrece a  sus empresas afiliadas prestaciones de salud, de prevención y económicas (subsidios, indemnizaciones y pensiones), derivadas de la pérdida de capacidad sufrida por los trabajadores a causa de siniestros laborales.

Hace tres años ACHS se propuso hacer un cambio en el foco de su quehacer, centrándose fuertemente en la prevención, para reducir la tasa de accidentabilidad de los trabajadores. Una meta que se está logrando pues el porcentaje ha bajado desde sobre el 5% al 3,5%, gracias a que todas las áreas de la organización están  trabajando con este enfoque.

La decisión de incorporar un ERP y un IS-H

Felipe Moscoso, Subgerente Operaciones e Infraestructura ACHS, nos cuenta la experiencia de la gerencia de informática, que renovó sus sistemas para dar servicios alineados con lo que el negocio requería.

“Hace 3 años nos dimos cuenta que necesitábamos cambiar la plataforma de sistemas para dar servicios, con un alto estándar y flexibilidad, a las necesidades de las 6 mil personas que trabajan en ACHS y a un potencial de 60 mil empresas afiliadas.

Hasta esa fecha y por más de 16 años habíamos trabajado con soluciones Legacy desarrolladas internamente, sin estandarización, con unos 200 aplicativos. Nos dimos cuenta de que necesitábamos un software empresarial, integrado y empezamos a evaluar los ERP en el mercado.

Primero, escogimos a SAP como nuestro ERP. Luego licitamos el sistema de salud, varios proveedores nos ofrecieron software de salud de distintas empresas integrado con SAP, la gran mayoría muy buenas soluciones. También se presentaron proveedores que tenían las capacidades de implantar la vertical completa de SAP para Salud, que incluía el IS-H de SAP y en ese sentido la evaluación concluyó que para nuestros fines, la mejor solución era que todos los sistemas fueran SAP.”

La Plataforma

“De acuerdo con las estimaciones de tamaño (sizing) que se revisaron antes de la licitación, requeríamos una cantidad de 140 mil SAPS, lo que es una instalación muy grande, pues las empresas que nosotros consideramos relativamente grandes en plataforma tenían una media de 80 mil SAPS: La nuestra era mayor y siguió creciendo.
El proyecto fue señalado por SAP como el más importante de Latinoamérica en los últimos cinco años y por supuesto ha sido el más grande de Chile. Hay otras empresas que tienen la vertical de salud de SAP, pero ninguna al nivel de lo que está implementado en la ACHS.

Cuando uno parte un proyecto tan grande, es muy fácil creer que puede seguir manteniendo la plataforma internamente (crear recursos, comprar las plataformas e instalarlas). Nosotros hicimos la evaluación, con un costeo racional de lo que significaba montar la nueva plataforma que necesitaría la ACHS; sólida, confiable y segura, versus tenerla fuera y esos costos nos dieron un balance positivo al externalizarla. Entonces, dado que no era razonable tener la solución administrada por nosotros, decidimos irnos a un esquema de plataforma on demand, que no dependiera de nuestra propia infraestructura y de nuestros propios sites ni de nuestra localidad central aquí en la ACHS.

Hicimos una licitación con cuatro proveedores que daban este servicio. Fuimos a ver clientes que trabajan con estos proveedores, conocimos los datacenter, hicimos muchas visitas y después de un trabajo muy arduo de evaluación se adjudicó la licitación a la empresa Novis.

Con Novis tuvimos un acercamiento al nivel de roadmap bastante importante, yo creo que tuvimos alrededor de dos meses haciendo reuniones inductoras, revisando plataforma, arquitectura, un trabajo muy interesante y muy proactivo por el lado de Novis.”

El Proyecto

“El proyecto fue importante, fundacional, tomó 18 meses de desarrollo, trabajando con varios partners: Además de Novis, que se encargó de mantener la plataforma funcionando óptimamente y entregó los ambientes que se iban necesitando en forma oportuna,  Neoris implementó, Deloitte estaba a cargo de la oficina de PMO del proyecto. También se incluyó otros partner que apoyaron con la gestión del cambio, a nivel de toda la empresa, y la capacitación en todo el territorio nacional para tener miles de personas capacitadas antes de la salida en vivo, pues el sistema funciona en  93 agencias a lo largo del país, incluyendo un par de clínicas.

Tuvimos varias aristas delicadas, entre ellas la migración de datos. Migramos millones de datos por lo que la infraestructura era clave, que no fuera lenta, que funcionara, que no se cayera. Las experiencias al principio fueron difíciles, pero después fueron muy buenas.”

La salida en vivo

“El esquema de trabajo que definimos para el proyecto no contemplaba etapas intermedias, sino un Big Bang. El 1ro de mayo salimos en productivo, con nuestros 200 sistemas migrados a SAP. Tuvimos un black out de tres días y al cuarto día ya estábamos operando con SAP. Todos los sistemas Legacy a partir de ese momento quedaron solo en modalidad de consulta.  Entonces nos cambió la vida, todo el mundo tuvo que trabajar en SAP.

¿Tuvimos problemas? Sí, tuvimos problemas, ¿se nos cayó la plataforma? Sí, al tercer día, después de hacer una sintonía en la BD tuvimos que parar por 3 horas para hacer una corrección … después de esa intervención hemos venido operando de manera normal.

Yo llevo más de 20 años en la informática y normalizar una plataforma al cuarto día es algo que no me había tocado ver en la vida, menos luego de un Big Bang de este calibre. Cuando digo normalizar significa que la gente empezó a trabajar con SAP a todo nivel, con tiempos de respuesta promedio menores a un segundo.

Hoy día estamos resolviendo problemas puntuales, tenemos issues todos los días, seguramente hasta el segundo semestre vamos a estar resolviéndolos y haciendo mejoras, haciendo controles de cambio, pero es un régimen normal, no un caos.”

Evaluación

“¿Qué fue lo que hizo que respondiéramos tan rápido al eterno problema que tiene un proyecto SAP en la mayoría de las empresas: lograr que el tiempo de respuesta sea el que quiere la gente y que la percepción del sistema sea buena? Yo creo que tomamos la decisión correcta al definir que nuestra plataforma fuera on demand, y al seleccionar un partner con experiencia, con profesionales de muy buen nivel, con los que seguimos trabajando. Yo creo que nos permite responder rápidamente a los cambios que necesitamos y poder ajustarnos. En ese sentido Novis ha sido clave, lo fue durante el proyecto provisionando las plataformas necesarias oportunamente, porque si el landscape y la arquitectura no estaban disponibles en los tiempos que necesitábamos, este habría sido un fracaso. Y nos sigue apoyando ahora en productivo, porque tú puedes desarrollar un sistema muy bueno, pero si no funciona rápido y está disponible cuando los usuarios lo requieren, no sirve.

En resumen, yo creo que hoy día esta fórmula funciona, porque como dije antes, nunca me había tocado ver que algo tan grande que se pudiera normalizar al 4º día.

Lo próximo que esperamos es realizar el paso a continuidad operacional a Novis.
Tenemos muchos proyectos. La verdad es que queda un horizonte amplio donde seguir trabajando.“

Natalia Droguett, Key Account Manager (KAM) de Novis para ACHS,  concluye “Para nosotros fue un bonito desafío participar en un proyecto de esta envergadura, donde pudimos aportar nuestra experiencia y metodología, basada en las mejores prácticas de SAP, para el diseño y desarrollo del proyecto, la salida en vivo y ahora en la etapa de Continuidad Operacional.
También estuvimos a cargo del aprovisionamiento de infraestructura del proyecto Portal Clientes, e implementamos SAP Fiori, que les permite gestionar desde smartphone transacciones a HCM, ERP y CRM.
Actualmente entregamos a ACHS el servicio AMS Novis, que incluye infraestructura, soporte técnico, mantenimiento, mejora continua, monitoreo y gestión de alertas. ”

Más información de ACHS en www.achs.cl

Más información sobre proyectos de implementación de soluciones SAP en informacion@novis.cl

 

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